نکاتی ساده و مهم برای مدیریت
چند توصیه ساده به مدیران
آیا از ابزار مدیریت پروژه تنها برای تعریف کردن فعالیتها استفاده می کنید؟ در صورتیکه پاسختان به این سوال مثبت است این ابزار را کنار بگذارید. می توانید فعالیتها را روی وایت بورد بنویسید. خودتان را گرفتار ابزار نکنید.
آیا وقت پروژه شما محدود است؟ محدودیت در زمان پروژه معمولا باعث می شود که از استفاده از ابزارهای مدیریت پروژه چشم پوشی کنیم. اما استفاده از یک ابزار Task Management ساده می تواند کمک کند.
آیا تعداد نفرات حاضر در پروژه محدود است؟ اگر زیر 10 نفر در پروژه فعالیت می کنند سراغ چنین ابزارهایی نروید. استفاده از یک برنامه Task Management ساده می تواند به شما و تیمتان بیشتر کمک کند. ابزارهای مبتنی بر وب مثل Windows Sharepoint Services می تواند یک محیط پویا و کاربردی به شما بدهد.
آیا کارفرما از شما برنامه دقیق پروژه می خواهد؟ اگر پاسخ منفی است خیلی خود را گرفتار ابزار نکنید.
آیا از متدهای Agile در پروژه استفاده می کنید؟ اگر اینطور است بهتر است یکبار برای همیشه قوانین تعریف و تخصیص فعالیتها را برای خود تعریف کنید تا هنگام اجرا دچار حاشیه نشوید. (خیلی با این مورد برخورد کرده ام که در مسیر انجام فعالیتهای پروژه، آنقدر افراد درگیر حاشیه ابزارهای جانبی می شوند که از اصل کار باز می مانند.) ممکن است بعد از تعریف این قوانین به یک الگو برای استفاده از ابزار برسید.
آیا در تیم کاریتان متخصص مدیریت پروژه وجود دارد؟ اگر وجود ندارد دلیلی ندارد خود شما در حین کار تبدیل به متخصص مدیریت پروژه شوید و شروع به کشف یک فیلد جدید کنید و در مسیر صحیح و خطا قرارگیرید.
آیا تعداد فعالیتهایی که باید انجام دهید محدود است؟ نتیجه پاسخ به این سوال مشخص است.
آیا افراد تیم شما با مفاهیم مدیریت پروژه آشنا هستند؟ اگر افراد تیم شما به مفاهیمی مثل Timesheet، وابستگی فعالیتها، نحوع محاسبه پیشرفت کار و … آشنا نیستند، هنگام انجام پروژه از آنها نخواهید که به این موارد بپردازند و درگیر ابزار شوند. سر فرصت به آنها آموزش دهید و بعد به استفاده از ابزار بپردازید. در ضمن نباید انتظار داشت که همه افراد این مفاهیم حتی ساده را هم بدانند.